日々の仕事の中で私たちは、よく慣れ親しんだ動作を無意識に行っています。こういった毎日行う無意識の行動を「ルーティンワーク」と言いますが、この行動には無意識の動作だからこそ生まれる「隠れたムダ」が潜んでいます。頻繁に行うルーティンワークを見直し、より効率的なものにできているか確認することで、日々の作業をさらに高品質なものにすることができるのです。
今回は日々のルーティンワークを更に効率的にするための秘訣を紹介していきます。
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その行動は実はムダかも！ ルーティンワークを見直す3つの手順
●日々のルーティンワークを書き出し“見える化”する
まずは無意識に行なっている行動を、項目ごとに分けて紙に書き出し、ルーティンワークを“見える化”させていきましょう。
「このタスクは何のために行なっているのか」を改めて確認することで、日々なんとなく行なっていたルーティンワークの中からムダになっているものを見極めることができます。
まずはご自身のルーティンワークを思いつく限り紙に書き出すようにしましょう。
●ルーティンワークを誰かに確認してもらう
日々の行動をリストアップすることで、自分自身でも意識していなかった行動を把握することができますが、そのリストを第三者に見せることで「新たなムダ」を発見できるかもしれません。
自分の中では重要と思っていたことでも、周りの人には「そこまでやる必要はない」「この作業に時間掛ける必要はない」といったムダも出てくるはずです。自分の目線だけでなく、周りにいる方の目線も参考にしつつ、ルーティンワークの精度を強化していってください。
●ルーティンワーク1つ1つに掛ける時間を考える
ここまで紹介した2つのプロセスを踏んで、「どこにムダがあり」「どのタスクの優先順位を高めていくべきなのか」が見えてくるようになりました。
最後に、1つ1つのタスクを「いつ・どれだけの時間をかけるべきなのか」を吟味していきます。
可能であれば毎日どの時間に、どういった手順でルーティンワークをこなしていくかまで細かく決め、ToDoリストを作っていくことで、日々の行動のムダを最小限に抑えることができるでしょう。
ルーティンワーク効率化のポイントは「無理なく・ムダなく」
今回紹介した3つの手順を行なっていくことで、今まで無意識に行なっていたルーティンワークを、かなり高精度にToDoリスト化させることができるはずです。十分に煮詰めたルーティンワークリストに従って、まずは意識的に実践し、無意識にできるまで落とし込めるようにしましょう。
もちろん新たなルーティンワークを設けると、また新たなムダが出てくるものですし、時間の掛け方などに無理が出てくることもあるかもしれません。
そうした時はルーティンワークを再度見直し、無理のない適切な形に落とし込んでくことが重要です。日々のタスクを更に効率的に行えるよう、定期的にルーティンワークを見直していきましょう。
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